Ab dem 1. Januar 2027 muss jeder belgische Arbeitgeber die tatsächlich geleisteten Stunden seines Personals erfassen. Keine Planung, kein Dienstplan: die echten Stunden. Dieser Artikel zeigt, für wen die Pflicht gilt, was als gültige Erfassung zählt, was Sie aufbewahren müssen und was Sie diesen Herbst schon tun können.
Was zählt als gültige Arbeitszeiterfassung?
Eine gültige Erfassung ab 2027 ist ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System, das die tatsächlich geleistete Arbeitszeit festhält: Beginn, Ende und Pausen, pro Arbeitnehmer pro Tag. Die Daten dürfen nachträglich nicht frei anpassbar sein und müssen fünf Jahre abrufbar bleiben. Ein Dienstplan oder Planungstool zählt nicht, weil er zeigt, was geplant war statt was gearbeitet wurde, und ein Ordner mit Excel-Dateien genügt ebenfalls nicht, weil er nachträglich änderbar ist. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet: Der Nationale Arbeitsrat hat am 30. September 2026 seine Stellungnahme zum Vorentwurf abgegeben, ohne Einigung der Sozialpartner, und der Anwendungsbereich kann sich noch ändern.
Kurz gefasst
- Ab wann: Der 1. Januar 2027 ist das angepeilte Datum, für jeden Arbeitgeber mit Personal. Wer dann noch kein System hat, bekommt Aufschub bis Ende März 2027.
- Was: die tatsächlich geleisteten Stunden, nicht die geplanten. Nachträglich nicht frei anpassbar.
- Wie lange: fünf Jahre aufbewahren und vorlegen können.
- Noch kein Gesetz: Der Nationale Arbeitsrat hat am 30. September 2026 seine Stellungnahme zum Vorentwurf abgegeben, ohne Einigung der Sozialpartner. Die Regierung muss den Text noch billigen, danach folgen Parlament und Staatsblatt.
- Noch offen: die technischen Anforderungen, die Sanktionen und die Liste der ausgenommenen Arbeitnehmer. Letztere enthält im Vorentwurf unter anderem Telearbeiter, reisendes Personal und Führungskräfte. Diese Seite wird wöchentlich geprüft.
Was sich am 1. Januar 2027 genau ändert
Ab diesem Datum muss jeder belgische Arbeitgeber über ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System verfügen, um die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer zu erfassen. Diese drei Wörter kommen nicht aus dem Nichts: Sie stehen in einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019, in der Sache CCOO gegen Deutsche Bank (C-55/18). Dieses Urteil verpflichtete die Mitgliedstaaten, ein solches System vorzuschreiben. Belgien hat dafür sechs Jahre gebraucht.
Die Ankündigung kam im föderalen Haushaltsabkommen vom 27. November 2025. Die Hauptlinien, die daraus und aus dem Vorentwurf hervorgehen:
- Die Pflicht tritt am 1. Januar 2027 in Kraft.
- Wer zu diesem Datum noch kein passendes System hat, bekommt eine Übergangsregelung bis zum Ende des ersten Quartals 2027.
- Die erfassten Daten müssen fünf Jahre aufbewahrt werden.
- Es geht um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, nicht um die geplante.
Das Gesetz gibt es noch nicht
Das ist der Teil, der in vielen Berichten fehlt, und genau der Teil, den Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie jetzt eine Entscheidung treffen. Es gibt heute kein verabschiedetes Gesetz. Was es gibt, ist ein Vorentwurf eines Gesetzes, der am 26. März 2026 zur Begutachtung an den Nationalen Arbeitsrat geschickt wurde. Der Rat gab seine Stellungnahme am 30. September 2026 ab, ohne Einigung der Sozialpartner. Danach folgen noch die Billigung durch die Regierung, die Abstimmung im Parlament und die Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt. Erst mit dieser Veröffentlichung steht die Pflicht rechtlich fest.
Das heißt nicht, dass Sie abwarten können. Die Regierung hat das Datum mehrfach wiederholt und die Richtung ist klar. Es heißt aber, dass Datum, Anwendungsbereich und Ausnahmen noch verschieben können und dass jeder, der Ihnen heute erzählt, die Details stünden fest, den Dingen vorgreift.
Was zum Zeitpunkt des Schreibens sicher noch nicht feststeht, sind die technischen Mindestanforderungen und die Sanktionsregelung.
Gilt das auch für mein Unternehmen?
Die Pflicht richtet sich an Arbeitgeber, also an Unternehmen mit Personal. Haben Sie keine Arbeitnehmer, ändert sich für Sie nichts. Arbeiten Sie mit selbstständigen Subunternehmern, gilt die Pflicht für deren Arbeitgeberschaft und nicht für Ihre, auch wenn Sie deren Stunden vermutlich aus anderen Gründen erfassen wollen.
Eine Untergrenze bei der Mitarbeiterzahl wurde nicht angekündigt. Ein Unternehmen mit drei Angestellten fällt genauso darunter wie eines mit dreihundert. Für kleine Unternehmen ist das der ärgerlichste Teil der Nachricht: Die Verwaltungslast ist relativ größer, während das Budget kleiner ist.
Welche Arbeitnehmer möglicherweise herausfallen
Auf Arbeitgeberebene gibt es also keine Ausnahme. Auf Arbeitnehmerebene schon. Der Vorentwurf schließt Kategorien aus, deren Arbeitszeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder die ihre Stunden selbst einteilen. Laut den Sozialsekretariaten, die den Vorentwurf einsehen konnten, geht es um:
- Arbeitnehmer mit leitender Funktion oder Vertrauensposten;
- Handelsvertreter;
- Heimarbeiter und Telearbeiter, strukturell wie gelegentlich;
- reisendes Personal, also wer seine Arbeit hauptsächlich außerhalb der festen Niederlassung ausführt und sich dafür strukturell zu Kunden oder Einsatzorten begibt;
- Familienbetriebe, in denen nur Bluts- und angeheiratete Verwandte unter der Autorität von Vater, Mutter oder Vormund arbeiten.
Für viele KMU ist das kein Detail. Ein Installationsbetrieb mit fünf Technikern unterwegs und zwei Leuten im Büro schaut auf eine ganz andere Übung, wenn reisendes Personal aus dem Anwendungsbereich fällt.
Verlassen Sie sich nur nicht darauf, dass diese Liste bestehen bleibt. Die Gewerkschaften haben im Begutachtungsverfahren Einspruch erhoben, mit dem Argument, dass der Europäische Gerichtshof im Loredas-Urteil vom 19. Dezember 2024 gerade entschied, dass die Erfassungspflicht für alle Arbeitnehmer gilt, Heimarbeiter eingeschlossen. Eine Ausnahme, die dieser Rechtsprechung widerspricht, hält nicht unbedingt stand. Solange die Stellungnahme des Nationalen Arbeitsrats und der endgültige Text nicht vorliegen, ist dies eine Erwartung und keine Gewissheit.
Es bleibt Raum, das System auf die Arbeitsweise eines Unternehmens abzustimmen. Für manche Organisationen ist ein digitales System, in dem alle ein- und ausstempeln, die logische Wahl. Für andere genügt eine Regelung, in der nur die Abweichungen von einem festen Plan festgehalten werden. Letzteres ist erheblich leichter. Es lohnt sich zu prüfen, ob Ihre Situation dafür infrage kommt.
Was als gültige Erfassung zählt und was nicht
Hier irren sich die meisten Unternehmen. Hier sitzen auch die Kosten.
Ein Dienstplan ist keine Erfassung
Viele Unternehmen haben ein Planungstool oder einen Dienstplan bei ihrem Sozialsekretariat und gehen davon aus, dass sie damit in Ordnung sind. Das ist nicht so. Ein Dienstplan sagt, was jemand arbeiten würde. Das Gesetz fragt, was jemand gearbeitet hat. Ein System, das die Stunden automatisch aus der Planung übernimmt, erfasst die Planung und nicht die Leistung.
Konkret: Wenn ein Techniker von 8 bis 17 Uhr eingeplant war, aber wegen einer Panne bis 19 Uhr geblieben ist, muss Ihr System 19 Uhr zeigen können. Kann es das nicht, erfassen Sie eine Fiktion.
Bei den Baufirmen, die wir begleiten, sehen wir, dass die Stunden im Schnitt drei Tage zu spät eingetragen werden. Am Freitag wird die Woche rekonstruiert, meist aus dem Kopf und manchmal mithilfe der Planung. Genau darum funktioniert nachträgliches Eintragen nicht: Was dann ins System kommt, ist eine Erinnerung an die Planung und keine Erfassung dessen, was passiert ist. Der Unterschied fällt niemandem auf, bis jemand danach fragt.
Die drei Anforderungen aus dem Urteil
| Anforderung | Was sie bedeutet | Wo es schiefgeht |
|---|---|---|
| Objektiv | Die Erfassung hält fest, was passiert ist, nicht was jemand hinterher meint, dass passiert ist. | Ein Blatt, das am Freitag aus dem Kopf ausgefüllt wird. |
| Zuverlässig | Die Daten sind nicht unbemerkt nachträglich änderbar. Eine Korrektur ist erlaubt, muss aber sichtbar sein. | Eine Tabelle, in der jeder alles spurlos überschreiben kann. |
| Zugänglich | Der Arbeitnehmer kann seine eigenen erfassten Stunden einsehen. Ein Inspektor kann sie anfordern. | Eine Datei auf dem Laptop des Geschäftsführers. |
Excel genügt nicht
Das ist keine Meinung und auch kein Verkaufsargument. Es folgt direkt daraus, was "zuverlässig" bedeutet.
Die Erklärung der Sozialsekretariate ist eindeutig: Ein System ist objektiv und zuverlässig, wenn die Einträge nachträglich nicht manuell anpassbar sind, automatisch festgehalten werden und bei einer Inspektion prüfbar sind. Das sind drei Eigenschaften, die eine Tabelle per Definition nicht hat.
Eine Zelle in Excel ist zum Überschreiben gebaut. Wer am 3. März acht Stunden eintrug und das am 20. April auf zehn ändert, hinterlässt keinerlei Spur. Es gibt keinen Zeitstempel des Eintrags selbst, nur vom letzten Speichern der Datei. Es gibt keinen Unterschied zwischen dem, was erfasst wurde, und dem, was später daraus gemacht wurde.
Genau das ist das Problem, das der Gesetzgeber lösen will. Eine Erfassung, die nachträglich stillschweigend anpassbar ist, beweist nichts. Dann hat Erfassen keinen Sinn.
Achten Sie auf die Formulierung, denn sie ist in einer Diskussion wichtig: Excel steht nicht namentlich im Gesetz. Wer darauf hinweist, hat technisch recht und materiell unrecht. Das Kriterium ist, dass die Daten nicht unbemerkt änderbar sind. Excel scheitert daran durch seine Bauart. Dasselbe gilt für Stundenzettel aus Papier und für ein geteiltes Google Sheet.
Korrigieren ist übrigens erlaubt. Ein Mitarbeiter, der vergaß auszustempeln, muss das richtigstellen können. Der Unterschied ist, dass die Korrektur sichtbar bleibt: wer wann was angepasst hat und warum. Das heißt Audit-Trail. Es ist das Einzige, was eine Erfassung zum Beweis macht.
Die Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren
Fünf Jahre sind lang. Es ist auch der Punkt, an dem lose Dateien am schnellsten kaputtgehen, denn in fünf Jahren wechselt Personal, gehen Laptops kaputt und wird die Buchhaltungssoftware ersetzt.
Denken Sie bei der Wahl eines Systems also nicht nur an das Erfassen selbst. Fragen Sie auch:
- Wo liegen die Daten und in welchem Land?
- Kann ich sie exportieren, wenn ich den Anbieter wechsle?
- Was passiert mit meiner Historie, wenn ich das Abo kündige?
- Wer hat Zugriff und ist das nachträglich nachvollziehbar?
Die letzten beiden Fragen sind auch DSGVO-Fragen. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und bei Krankheits- oder Urlaubserfassung landen Sie sogar bei Gesundheitsdaten. Dort gelten strengere Regeln für Zugriff und Aufbewahrung.
Die Übergangsregelung: Aufschub, keine Aufhebung
Wer am 1. Januar 2027 noch nichts hat, bekommt Zeit bis zum Ende des ersten Quartals. Das klingt beruhigender, als es ist, aus zwei Gründen.
Erstens sind drei Monate wenig, wenn Sie noch wählen, kaufen, einrichten und Ihre Leute daran gewöhnen müssen. Ein System einzuführen ist zum größten Teil kein Technikprojekt, sondern ein Gewohnheitsprojekt.
Zweitens laufen dann alle gleichzeitig zu denselben Anbietern. Die vier Monate um den Jahreswechsel werden für jeden Anbieter von Zeiterfassung die geschäftigsten ihres Bestehens. Wer im Oktober entscheidet, bekommt Aufmerksamkeit. Wer im Februar entscheidet, landet auf einer Warteliste.
Kaufen, bauen lassen oder nichts tun
Es gibt drei realistische Wege. Welcher Ihrer ist, hängt davon ab, wie Sie heute arbeiten und was Sie mit den Stunden anfangen wollen, sobald sie erfasst sind. Den falschen Weg zu wählen kostet meist mehr als die Pflicht selbst.
1. Ein Standardpaket
Für die meisten Unternehmen ist das die richtige Antwort. Es ist auch die schnellste. Erkennen Sie sich hier wieder, brauchen Sie nicht weiterzusuchen:
- Ihre Leute arbeiten zu festen Zeiten, meist am selben Ort;
- Sie wollen Stunden erfassen und sonst nichts damit tun;
- Ihr Sozialsekretariat bietet schon ein Modul an, das an Ihre Lohnverarbeitung anschließt;
- ein Monatsbetrag pro Mitarbeiter ist kein Hindernis.
Officient, Protime und Shiftbase sind bekannte Namen in diesem Segment. Ihr Sozialsekretariat hat fast sicher ein eigenes. Schauen Sie sich das zuerst an, denn eine bestehende Anbindung an Ihre Lohnverarbeitung spart Ihnen später die meiste Arbeit.
2. Etwas, das auf Ihre Arbeitsweise gebaut ist
Das wird erst interessant, wenn Erfassung nicht das Ziel ist, sondern der Ausgangspunkt. Denken Sie an:
- Stunden, die an Baustellen, Projekte oder Akten gekoppelt werden müssen, weil Sie diese Kopplung für die Nachkalkulation nutzen wollen;
- eine Arbeitsweise, die nicht in die Raster eines Pakets passt und die Sie nicht an die Software anpassen wollen;
- den Wunsch, später Richtung Budgetüberwachung oder Projektbegleitung zu erweitern, ohne ein zweites System danebenzustellen;
- einen wachsenden Personalbestand, wodurch ein Preis pro Nutzer pro Monat auf Dauer schwer wiegt.
Der letzte Punkt ist die kleine Rechnung, die selten gemacht wird. Ein Abo von 5 Euro pro Mitarbeiter pro Monat kostet bei fünfzehn Leuten 900 Euro pro Jahr, jedes Jahr aufs Neue, mit einer Preiserhöhung, gegen die Sie nichts tun können. Eine einmalige Investition liegt höher, hört aber auf. Wo der Umschlagpunkt liegt, hängt von Ihrer Größe ab und davon, wie viel Funktionalität Sie brauchen. Das ist genau die Rechenübung, die Sie vorher machen wollen statt hinterher.
3. Nichts ändern
Diese Option gibt es auch, auch wenn Sie sie selten von jemandem hören, der etwas zu verkaufen hat. Arbeiten Sie mit einem kleinen Team zu festen Zeiten und halten Sie das heute auf eine Weise fest, die objektiv, zuverlässig und zugänglich ist, sind Sie in Ordnung. Prüfen Sie Ihren Ansatz an den drei Anforderungen oben, bevor Sie etwas anschaffen.
Was Sie jetzt tun können
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge. Die ersten zwei kosten Sie nichts.
- Schreiben Sie auf, wie es heute läuft. Wer notiert was, wo landet es und wer schaut es an? Bei den meisten Unternehmen ist das schon schwerer zu beantworten als gedacht. Diese Antwort bestimmt den Rest.
- Prüfen Sie Ihre heutige Art an den drei Anforderungen. Objektiv, zuverlässig, zugänglich. Fallen Sie bei einer durch, wissen Sie, was sich ändern muss.
- Bestimmen Sie, ob Sie nur erfüllen oder auch etwas verbessern wollen. Wer nur erfüllen will, kauft ein Paket. Wer Nachkalkulation oder Projektbegleitung anhängen will, wählt anders.
- Entscheiden Sie vor November. Nicht weil dann die Frist ist, sondern weil Sie danach im Gedränge landen.
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Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet und die Durchführungsbeschlüsse gibt es ebenso wenig. Wir verfolgen das wöchentlich und aktualisieren diesen Text, sobald sich etwas am Datum, am Anwendungsbereich, an den Ausnahmen, an der Aufbewahrungsfrist oder an den Sanktionen ändert. Oben steht, wann wir zuletzt geschaut haben.
Stimmt etwas nicht oder wissen Sie etwas, das hier stehen sollte? Sagen Sie es uns, dann arbeiten wir es ein.
Unsicher über Ihre Situation?
Unverbindlich schauen wir, wie Sie heute die Stunden festhalten und ob Sie damit in Ordnung sind. Danach wissen Sie, wo Sie stehen und welcher der drei Wege zu Ihnen passt. Auch wenn das bedeutet, dass Sie nichts ändern müssen.
Quellen: Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Sache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank) · Urteil vom 19. Dezember 2024 in der Sache C-531/23 (Loredas) · föderales Haushaltsabkommen vom 27. November 2025 · Resolutionsvorschlag zur Umsetzung der Arbeitszeitrichtlinie (Kammer, Dok. 56K1353) · Begutachtungsersuchen des Arbeitsministers an den Nationalen Arbeitsrat vom 26. März 2026 zum Vorentwurf · Veröffentlichungen der Sozialsekretariate und des FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung.
Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Für die Anwendung auf Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an Ihr Sozialsekretariat oder einen Arbeitsrechtler.