Tijdsregistratie verplicht vanaf 1 januari 2027: wat betekent dat voor jouw onderneming?

Vanaf 1 januari 2027 moet elke Belgische werkgever de werkelijk gewerkte uren van zijn personeel registreren. Geen planning, geen uurrooster: de echte uren. Dit artikel zet op een rij voor wie de verplichting geldt, wat telt als geldige registratie, wat je moet bewaren en wat je dit najaar al kunt doen.

Wat verandert er precies op 1 januari 2027

Vanaf die datum moet elke Belgische werkgever beschikken over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem om de arbeidstijd van zijn werknemers te registreren. Die drie woorden komen niet uit de lucht vallen: ze staan in een arrest van het Europees Hof van Justitie uit 2019, in de zaak CCOO tegen Deutsche Bank (C-55/18). Dat arrest verplichtte de lidstaten om zo'n systeem op te leggen. België heeft daar zes jaar over gedaan.

De aankondiging kwam er in het federale begrotingsakkoord van 27 november 2025. De hoofdlijnen die daaruit en uit het voorontwerp van wet naar voren komen:

• De verplichting gaat in op 1 januari 2027.
• Wie op die datum nog geen passend systeem heeft, krijgt een overgangsregeling tot het einde van het eerste kwartaal van 2027.
• De geregistreerde gegevens moeten vijf jaar bewaard blijven.
• Het gaat om de werkelijk gepresteerde arbeidstijd, niet om de geplande.

De wet is er nog niet

Dit is het deel dat in veel berichtgeving ontbreekt, en het is precies het deel waar je rekening mee moet houden als je nu een beslissing neemt. Er bestaat vandaag geen gestemde wet. Wat er wel is, is een voorontwerp van wet dat op 26 maart 2026 voor advies naar de Nationale Arbeidsraad is gestuurd. Daarna volgen nog de ministerraad, de stemming in het parlement en de publicatie in het Belgisch Staatsblad. Pas met die publicatie ligt de verplichting juridisch vast.

Dat betekent niet dat je kunt afwachten. De regering heeft de datum meermaals herhaald en de richting is duidelijk. Het betekent wel dat de datum, het toepassingsgebied en de uitzonderingen nog kunnen schuiven, en dat iedereen die je vandaag vertelt dat de details vastliggen, op de zaken vooruitloopt.

Wat op het moment van schrijven zeker nog niet vastligt, zijn de technische minimumeisen en de sanctieregeling.

Geldt dit ook voor mijn bedrijf?

De verplichting richt zich op werkgevers, dus op ondernemingen met personeel in dienst. Heb je geen werknemers, dan verandert er voor jou niets. Werk je met zelfstandige onderaannemers, dan geldt de verplichting voor hún werkgeverschap en niet voor het jouwe, al wil je hun uren waarschijnlijk om andere redenen wel bijhouden.

Er is geen ondergrens aangekondigd in het aantal medewerkers. Een bedrijf met drie mensen in dienst valt er dus net zo goed onder als een bedrijf met driehonderd. Dat is voor kleine ondernemingen het vervelendste deel van het nieuws: de administratieve last is relatief groter, terwijl het budget kleiner is.

Welke werknemers er mogelijk buiten vallen

Op het niveau van de werkgever is er dus geen uitzondering. Op het niveau van de werknemer wel. Het voorontwerp van wet sluit categorieën uit waarvan de arbeidstijd niet gemeten of niet vooraf bepaald wordt, of die hun uren zelf indelen. Volgens de sociale secretariaten die het voorontwerp inzagen gaat het om:

• werknemers met een leidende functie of een vertrouwenspost;
• handelsvertegenwoordigers;
• huisarbeiders en telewerkers, zowel structureel als occasioneel;
• reizend personeel, dus wie zijn werk hoofdzakelijk buiten de vaste vestiging uitvoert en zich daarvoor structureel naar klanten of interventieplaatsen verplaatst;
• familieondernemingen waarin alleen bloed- en aanverwanten werken onder gezag van vader, moeder of voogd.

Voor veel kmo's is dat geen detail. Een installatiebedrijf met vijf techniekers op de baan en twee mensen op kantoor kijkt naar een heel andere oefening als reizend personeel buiten het toepassingsgebied valt.

Reken er alleen niet op dat die lijst blijft staan. De vakbonden hebben er in het adviestraject bezwaar tegen gemaakt, met als argument dat het Europees Hof van Justitie in het Loredas-arrest van 19 december 2024 net oordeelde dat de registratieplicht voor alle werknemers geldt, huisarbeiders inbegrepen. Een uitsluiting die haaks staat op die rechtspraak, houdt niet noodzakelijk stand. Zolang het advies van de Nationale Arbeidsraad en de definitieve tekst er niet zijn, is dit een verwachting en geen zekerheid.

Er wordt wel ruimte gelaten om het systeem af te stemmen op hoe een bedrijf werkt. Voor sommige organisaties is een digitaal systeem waarin iedereen in- en uitklokt de logische keuze. Voor andere volstaat een regeling waarin alleen de afwijkingen op een vast rooster worden vastgelegd. Dat laatste is aanzienlijk lichter. Het is de moeite waard om na te gaan of jouw situatie daarvoor in aanmerking komt.

Wat telt wel en niet als geldige registratie

Hier vergissen de meeste bedrijven zich. Hier zitten ook de kosten.

Een uurrooster is geen registratie

Veel ondernemingen hebben een planningstool of een uurrooster in hun sociaal secretariaat, en gaan ervan uit dat ze daarmee in orde zijn. Dat is niet zo. Een uurrooster zegt wat iemand zou werken. De wet vraagt wat iemand heeft gewerkt. Een systeem dat de uren automatisch uit de planning overneemt, registreert de planning en niet de prestatie.

Concreet: als een technieker gepland stond van 8 tot 17 uur maar door een panne tot 19 uur is gebleven, moet je systeem 19 uur kunnen tonen. Kan het dat niet, dan registreer je een fictie.

Bij de bouwbedrijven die we begeleiden zien we dat de uren gemiddeld drie dagen te laat worden ingevoerd. Op vrijdag wordt de week gereconstrueerd, meestal uit het hoofd en soms met behulp van de planning. Dat is precies waarom achteraf invullen niet werkt: wat er dan in het systeem komt, is een herinnering aan de planning en geen registratie van wat er gebeurd is. Het verschil valt niemand op tot het moment dat iemand ernaar vraagt.

De drie eisen uit het arrest

Excel voldoet niet

Dat is geen mening en ook geen verkoopargument. Het volgt rechtstreeks uit wat "betrouwbaar" betekent.

De uitleg die de sociale secretariaten hanteren is eenduidig: een systeem is objectief en betrouwbaar wanneer de registraties niet achteraf handmatig aan te passen zijn, automatisch worden vastgelegd en bij een inspectie controleerbaar zijn. Dat zijn drie eigenschappen die een spreadsheet per definitie niet heeft.

Een cel in Excel is ontworpen om overschreven te kunnen worden. Wie op 3 maart acht uur invulde en dat op 20 april wijzigt naar tien, laat geen enkel spoor na. Er is geen tijdstempel van de invoer zelf, alleen van de laatste keer dat iemand het bestand bewaarde. Er is geen verschil tussen wat er geregistreerd is en wat er later van gemaakt is.

Dat is precies het probleem dat de wetgever wil oplossen. Een registratie die achteraf stilzwijgend aan te passen is, bewijst niets. Dan heeft registreren geen zin.

Let op de formulering, want die is belangrijk in een discussie: Excel staat niet bij naam in de wet. Wie daarop wijst heeft technisch gelijk en materieel ongelijk. Het criterium is dat de gegevens niet ongemerkt te wijzigen zijn. Excel faalt daarop door zijn opzet. Hetzelfde geldt voor papieren urenbriefjes en voor een gedeeld Google Sheet.

Corrigeren mag trouwens wel. Een medewerker die vergat uit te klokken, moet dat kunnen rechtzetten. Het verschil is dat de correctie zichtbaar blijft: wie heeft wat wanneer aangepast, en waarom. Dat heet een audit trail. Het is het enige wat een registratie tot bewijs maakt.

De bewaartermijn van vijf jaar

Vijf jaar is lang. Het is ook het punt waarop losse bestanden het snelst stukgaan, want in vijf jaar wisselt er personeel, gaan er laptops kapot en verandert er van boekhoudpakket.

Denk bij het kiezen van een systeem dus niet alleen aan het registreren zelf. Vraag ook:

• Waar staan de gegevens, en in welk land?
• Kan ik ze exporteren als ik van leverancier verander?
• Wat gebeurt er met mijn historiek als ik het abonnement opzeg?
• Wie kan er bij, en is dat achteraf na te gaan?

Die laatste twee vragen zijn ook GDPR-vragen. Arbeidstijdgegevens zijn persoonsgegevens, en bij ziekte- of verlofregistratie kom je zelfs bij gezondheidsgegevens uit. Daar gelden strengere regels voor toegang en bewaring.

De overgangsregeling: uitstel, geen afstel

Wie op 1 januari 2027 nog niets heeft, krijgt de tijd tot het einde van het eerste kwartaal. Dat klinkt geruststellender dan het is, om twee redenen.

Ten eerste is drie maanden weinig als je nog moet kiezen, aankopen, inrichten en je mensen moet laten wennen. Een systeem invoeren is voor het grootste deel geen technisch project maar een gewoonteproject.

Ten tweede loopt iedereen dan tegelijk naar dezelfde leveranciers. De vier maanden rond de jaarwisseling worden voor elke aanbieder van tijdsregistratie de drukste van hun bestaan. Wie in oktober beslist, krijgt aandacht. Wie in februari beslist, komt op een wachtlijst.

Kopen, laten bouwen of niets doen

Er zijn drie realistische wegen. Welke de jouwe is, hangt af van hoe je vandaag werkt en van wat je met die uren wil doen zodra ze geregistreerd zijn. De verkeerde weg kiezen kost je meestal meer dan de verplichting zelf.

1. Een standaardpakket

Voor de meeste bedrijven is dit het juiste antwoord. Het is ook het snelste. Herken je het volgende, dan hoef je niet verder te zoeken:

• je mensen werken op vaste uren, meestal op dezelfde locatie;
• je wil uren registreren en er verder niets mee doen;
• je sociaal secretariaat biedt al een module aan die op je loonverwerking aansluit;
• een maandbedrag per medewerker is geen bezwaar.

Officient, Protime en Shiftbase zijn bekende namen in dit segment. Je sociaal secretariaat heeft er vrijwel zeker zelf een. Bekijk eerst die laatste, want een koppeling met je loonverwerking die al bestaat, scheelt je later het meeste werk.

2. Iets dat op jouw werking is gebouwd

Dit wordt pas interessant wanneer registratie niet het doel is maar het beginpunt. Denk aan:

• uren die aan werven, projecten of dossiers gekoppeld moeten worden, omdat je die koppeling wil gebruiken voor nacalculatie;
• een werkwijze die niet in de vakjes van een pakket past en die je niet wil aanpassen aan de software;
• de wens om later uit te breiden naar budgetbewaking of projectopvolging zonder er een tweede systeem naast te zetten;
• een personeelsbestand dat groeit, waardoor een prijs per gebruiker per maand op termijn zwaar gaat wegen.

Dat laatste punt is het rekensommetje dat zelden gemaakt wordt. Een abonnement van 5 euro per medewerker per maand kost bij vijftien mensen 900 euro per jaar, elk jaar opnieuw, met een prijsverhoging waar je niets tegen kunt doen. Een eenmalige investering ligt hoger maar stopt. Waar het omslagpunt ligt hangt af van je omvang en van hoeveel functionaliteit je nodig hebt. Dat is precies het soort rekenoefening dat je vooraf wil maken in plaats van achteraf.

3. Niets veranderen

Die optie bestaat ook, al hoor je ze zelden van iemand die iets te verkopen heeft. Werk je met een klein team op vaste uren en houd je dat vandaag bij op een manier die objectief, betrouwbaar en toegankelijk is, dan ben je in orde. Toets je aanpak aan de drie eisen hierboven voordat je iets aanschaft.

Wat je nu kunt doen

Vier stappen, in deze volgorde. De eerste twee kosten je niets.

1. Schrijf op hoe het vandaag gaat. Wie noteert wat, waar komt het terecht en wie kijkt ernaar? Bij de meeste bedrijven blijkt dit al lastiger te beantwoorden dan gedacht. Dat antwoord bepaalt de rest.
2. Toets je huidige manier aan de drie eisen. Objectief, betrouwbaar, toegankelijk. Zak je op één ervan, dan weet je wat er moet veranderen.
3. Bepaal of je alleen wil voldoen of ook iets wil verbeteren. Wie alleen wil voldoen, koopt een pakket. Wie er nacalculatie of projectopvolging aan wil hangen, kiest anders.
4. Beslis voor november. Niet omdat de deadline dan is, maar omdat je daarna in de drukte terechtkomt.

Deze pagina wordt bijgehouden

De wet is nog niet gestemd en de uitvoeringsbesluiten zijn er evenmin. Wij volgen dit wekelijks op en werken deze tekst bij zodra er iets verandert aan de datum, het toepassingsgebied, de uitzonderingen, de bewaartermijn of de sancties. Bovenaan staat wanneer we voor het laatst gekeken hebben.

Klopt er iets niet, of weet je iets dat hier zou moeten staan? Laat het weten, dan verwerken we het.

Bronnen: arrest van het Europees Hof van Justitie van 14 mei 2019 in zaak C-55/18 (CCOO tegen Deutsche Bank) · arrest van 19 december 2024 (Loredas) · federaal begrotingsakkoord van 27 november 2025 · voorstel van resolutie tot uitvoering van de arbeidstijdenrichtlijn (Kamer, doc. 56K1353) · adviesvraag van de minister van Werk aan de Nationale Arbeidsraad van 26 maart 2026 over het voorontwerp van wet · publicaties van de sociale secretariaten en FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Voor de toepassing op jouw specifieke situatie raadpleeg je best je sociaal secretariaat of een arbeidsrechtjurist.