Viele Unternehmen starten ihr erstes KI-Projekt als eigenstandiges Experiment. Ein Team sammelt Dokumente, baut eine eigene Datenbank auf und verbindet sie mit einer KI-Anwendung. Die ersten Ergebnisse sehen vielversprechend aus und man hat das Gefuhl, wirklich etwas in der Hand zu halten. Nach einigen Monaten stellen Sie fest, dass dieselben Informationen auch im ERP, im CRM, in gemeinsam genutzten Ordnern und in einer Handvoll Excel-Dateien liegen. Niemand weiss mehr, welche Version stimmt. Die KI, die Informationen zuganglicher machen sollte, hat inzwischen ein neues Datensilo aufgebaut.
Was ein Datensilo eigentlich ist
Ein Datensilo ist eine Ansammlung von Daten, die Sie innerhalb einer Anwendung, einer Abteilung oder eines Teams speichern, ohne echte Verbindung zum Rest der Organisation. Diese Daten stehen anderen Prozessen nicht zur Verfugung, hangen nicht an einer klaren Quelle, verwenden haufig eigene Definitionen und lassen sich schwer aktuell halten. Meist hat nur eine kleine Gruppe Zugriff und das Silo liegt ausserhalb Ihrer allgemeinen Data-Management-Richtlinie. KI verstarkt dieses Risiko, weil Sie Pilotprojekte schnell aufsetzen, mit Kopien und separaten Plattformen neben Ihren bestehenden Systemen.
Warum KI-Datensilos so leicht entstehen
Der erste Grund ist Tempo. Experimente mussen etwas Greifbares zeigen, also exportiert das Team die notwendigen Daten aus den bestehenden Systemen in eine separate Arbeitsumgebung. Was als temporare Kopie fur einen Piloten beginnt, wachst unbemerkt zu einer dauerhaften Quelle heran, auf die sich das gesamte Projekt stutzt.
Ein zweiter Grund liegt bei den Anbietern selbst. Viele KI-Losungen verlangen, dass Sie Dokumente und Daten auf ihre Plattform hochladen. Dort bauen Sie dann eine separate Umgebung auf, mit eigenem Zugriffsmanagement, eigener Versionierung und einer eigenen Sicht darauf, was die Wahrheit ist.
Der dritte Grund ist der Aufwand, um an Quelldaten heranzukommen. Eine direkte Anbindung an das ERP oder das CRM wirkt komplex und zeitraubend, also entscheiden Sie sich fur eine Kopie, weil sie einfacher aussieht. Einige Monate spater weichen Kopie und Quelle voneinander ab und niemand weiss, welche zahlt.
Der vierte Grund ist unklare Verantwortlichkeit. Solange niemand formell fur die Daten in der KI-Anwendung zustandig ist, geschehen Korrekturen nur dort und die Quelle bleibt falsch. So wachst nach und nach ein Parallelsystem, das nie mit den Originaldaten abgeglichen wurde.
Beginnen Sie mit der Frage, wo die Wahrheit liegt
Bevor Sie mit dem Bauen beginnen, legen Sie fur jede Art von Information fest, welches System die Quelle ist. Kundendaten gehoren ins CRM, Produktdaten ins ERP oder PIM, Transaktionen in die Buchhaltung, Vertrage ins Dokumentenmanagement, Personaldaten in HR. Sobald diese Entscheidungen stehen, darf eine KI-Anwendung diese Informationen nutzen, ohne heimlich eine alternative Wahrheit zu erzeugen.
Kopieren Sie nur mit klarem Ziel
Manchmal haben Sie keine andere Wahl und mussen Daten temporar oder aus technischen Grunden kopieren. Dann halten Sie ausdrucklich fest, was Sie kopieren, warum, wie oft Sie diese Kopie aktualisieren, wie lange Sie sie aufbewahren, wer Zugriff bekommt, wie Korrekturen zuruckfliessen und was geschieht, wenn Sie das Projekt beenden. Eine Kopie ohne Vereinbarungen wachst fast immer zu einem Risiko heran.
Lassen Sie Korrekturen zur Quelle zuruckfliessen
Angenommen, ein Mitarbeiter bemerkt uber die KI, dass eine Produktbeschreibung nicht stimmt. Wenn Sie diese Korrektur nur in der KI-Umgebung vornehmen, bleiben alle anderen Systeme falsch. Entwerfen Sie deshalb einen Prozess, bei dem Korrekturen im Quellsystem geschehen, dort genehmigt werden und von dort zuruck in die KI-Anwendung fliessen. So bleibt Ihre KI ein Nutzer der Daten und keine eigenstandige Quelle daneben.
Verwenden Sie bestehende Definitionen
Ein neues KI-Projekt darf nicht selbst festlegen, was Umsatz, aktiver Kunde, Lieferdatum oder Produktgruppe bedeuten. Wenn Sie merken, dass diese Definitionen nicht klar sind, legt das KI-Projekt ein Governance-Problem offen, das Sie zentral losen mussen. Tun Sie das nicht, liefert Ihre KI saubere Analysen auf Basis der falschen Definition und Sie verlieren das Vertrauen in die Ergebnisse.
Denken Sie fruh an die Integration
Ein Pilotprojekt konnen Sie noch mit manuellen Uploads laufen lassen, um eine Hypothese zu prufen. Fur den regularen Einsatz brauchen Sie eine verwaltete Integration. Legen Sie fest, welche Systeme Daten liefern, wie oft diese aktualisiert werden, wie Sie Fehler melden, was die KI zuruckschreiben darf, welche Kontrollen Sie vorschalten und wie Sie den Fluss uberwachen. So bleibt die KI-Anwendung ein kontrollierter Teil Ihrer Landschaft.
Vermeiden Sie ein eigenes Zugriffsmodell
Eine KI-Plattform enthalt haufig sensible Informationen. Nutzen Sie Ihr bestehendes Identity- und Access-Management und richten Sie keine separate Rechtestruktur ein. Mitarbeiter sollen uber die KI nur sehen, was sie auch ohne KI sehen durften. Wer keinen Zugriff auf den Vertragsordner hat, darf auch uber einen Chatbot den Inhalt dieser Vertrage nicht einsehen.
Legen Sie die Dateneigentumerschaft fest
Fur jede wichtige Datenquelle brauchen Sie jemanden, der fur Qualitat, Definitionen, Rechte, Korrekturen, Aufbewahrungsfristen und Verfugbarkeit verantwortlich ist. Die IT betreibt die Infrastruktur, ist aber nicht automatisch Eigentumer der Bedeutung oder der Qualitat kommerzieller oder finanzieller Daten. Diese Eigentumerschaft siedeln Sie auf der Business-Seite an, bevor Sie die erste Kopie erstellen.
Planen Sie einen Ausstieg
Ein Datensilo ist besonders problematisch, wenn Ihre Daten nur auf der Plattform des Anbieters existieren. Legen Sie vorab fest, in welchem Format Sie alles exportieren konnen, ob Konfigurationen und Metadaten mitkommen, wie Sie Unternehmensdaten loschen lassen, wie lange Backups bestehen bleiben, welche Dokumentation zur Verfugung steht und wie ein anderer Anbieter die Losung ubernehmen kann.
Prufen Sie die Architektur vor der Skalierung
Fur einen Piloten muss nicht alles perfekt sein, fur die Skalierung schon. Bringen Sie dann mindestens in Erfahrung, wo die Originaldaten liegen, welche Daten Sie kopiert haben, wie Aktualisierungen ablaufen, wer Zugriff hat, wo die Ergebnisse gespeichert sind, wie Korrekturen funktionieren und was geschieht, wenn Sie aufhoren. Ohne diesen Uberblick skalieren Sie ein verborgenes Silo einfach mit.
Zum Abschluss
Ein KI-Projekt schafft ein neues Datensilo in dem Moment, in dem Geschwindigkeit wichtiger als Zusammenhang wird. Behandeln Sie Ihre KI-Losung als Teil Ihrer bestehenden Informationslandschaft, mit zuverlassigen Quellen, Korrekturen, die zuruckfliessen, und Zugriffsregeln, die an die bestehende Richtlinie andocken. Dann starkt KI Ihre Informationslage, statt daneben ein Parallelsystem aufzubauen.
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Haufig gestellte Fragen
Was ist ein Datensilo und wie erkennen Sie es in einem KI-Projekt?
Ein Datensilo entsteht, wenn eine KI-Anwendung eigene Kopien, eigene Definitionen oder eigene Zugriffsrechte neben den bestehenden Systemen aufbaut. Sie erkennen es an Korrekturen, die nur innerhalb der KI-Umgebung stattfinden, an Berichten, die andere Zahlen zeigen als das ERP, und an einem Anbieter, der immer wieder um neue Uploads bittet.
Durfen Sie Daten auf eine KI-Plattform kopieren?
Manchmal ist eine technische Kopie unumganglich, dann aber halten Sie ausdrucklich fest, was Sie kopieren, wie oft, wie lange Sie es aufbewahren, wer Zugriff hat und was bei einem Projektende geschieht. Ohne diese Vereinbarungen wachst die Kopie fast immer zu einem Risiko heran.
Wer ist Eigentumer der Daten in einem KI-Projekt?
Jede wichtige Datenquelle hat einen Eigentumer fur Qualitat, Definitionen, Rechte und Aufbewahrungsfristen. Die IT betreibt die Infrastruktur, ist aber nicht automatisch Eigentumer der kommerziellen oder finanziellen Bedeutung. Diese Eigentumerschaft mussen Sie vorab festlegen.
Was gehort in einen Ausstiegsplan fur einen KI-Anbieter?
In welchem Format Sie die Daten exportieren konnen, ob Konfigurationen und Metadaten mitkommen, wie lange Backups bestehen bleiben, wie Sie Unternehmensdaten loschen lassen und welche Dokumentation zur Verfugung steht, damit ein anderer Anbieter die Losung ubernehmen kann.